K章    保存记录

如果你无法衡量它，你就不能改进它。

——彼得•德鲁克（Peter Drucker）

管理学大师

定义成功的关键因素

为能实现改进，我们需要保存记录。我们需要数据，以便应用PDCA循环（计划一执行一检查一调整），实现持续的改进。正如统计学家爱德华兹•戴明（Edwards Deming）所说："我们相信上帝，其他人要靠数据说话。”

在计划阶段，为了实现财务自由的最终目标，我们会列出关键任务和时间进程的节点，只有攻下许多至关重要的分目标，我们才能实现最终目标。

例如，为实现我们在7年之内将100元翻番的目标，我们需要找到收益率为10%的投资。然后，我们要分析影响收益率达到10%的因素，以投资房地产投资信托基金（REIT）为例，这些因素可能是：

•房地产投资信托基金经理的素质和以往的业绩；

•宏观经济形势；

•股市的表现；

•消费模式；

•竞争对手房屋的入住率及其净可出租面积；

•新房的供给及其净可出租面积。

这些并非全部因素，但我们需要列出那些可能会有损最终收益的关键因素。假设竞争对手的净可出租面积增加了30%，而我们的主要租户转而跑到我们的竞争对手那里租房子，导致我们的入住率下降，租金收入减少，最终必然是收益率的下降。

即使我们的投资如房地产投资信托基金被认为是被动投资，我们仍需不断监测影响其收益率的关键成功因素，并及时调整我们的投资。我们不能只靠顾问、经纪人和朋友提醒我们注意这些变化。我们自己要记录业绩数据。毕竟，这是我们的生意，我们自己要对它负责。

记录和审视关键业绩数据

在每一个公司和家庭，我们都需要严格记录业绩数据。在学校读书时，老师会把批改过的作业发还我们，上面都打了分数。随着学习的进行，高分会激励我们更加刻苦地学习，以获得更高的分数。重点在于，每天进步一点点，最终超越自我。除了向其他人学习如何做得更好之外，我们不要受他们表现的影响，因而分心。我们不必嫉妒他人的突出成绩，而是要以此激励自己一定可以更上一层楼。这就是将我们的关键业绩数据记录下来的实质和目的。它并非你死我活的激烈竞争。

我们需要了解和记录公司的财务数据，比如，收入、成本、利润、现金、资产和负债，最重要的是，记录员工和客户表现的数据。如果衡量的是错误的指标，你就会被误导。很多人把销售业绩作为领先指标加以考评。我更喜欢净利润和现金流。我们可以牺牲利润，以大量提高销售额，如此“购买”换来的结果是低利润或零利润，甚至是亏损。一方面我们要为支付产品成本而“融资”，另一方面货款收入未到账，这也会让我们在现金流上捉襟见肘。我们同时点燃了蜡烛的两端，造成贷款和应付款同时增加。我们需要借助“员工人均增加价值”等指标，来衡量每位员工为企业带来多少利润或价值。同样道理，我们必须留意吸引的是什么类型的消费者，至关重要的是，要知道每个消费者或客户带来的利润是多少。有些消费者不按时付款，这会让你的现金流进一步缩水。我们需要考虑拥有此类消费者的真正成本。正确记录业绩数据可帮助我们及时调整运行情况。我们不能只是正确地做事，还必须做正确的事。

家庭中的关键指标

那么，在自己家里你应该记录什么？自从我妈管家开始，直至今天，她一直记录着现金的收支情况，而且是每天必定用红墨水记！她会告诉我收入了多少钱，支出了多少钱，钱都花到哪里去了，以及她想用剩余的钱做什么。当然，她总是说“钱不够”，并且幽默地称我们的孝敬是她的“红利”，毕竟她为我们付出了，就像投资一样要有回报；我负责通知所有家人多给她一些“红利”，以此帮她增加收入。我发现她不喜欢接受支票，因为她觉得那不是钱。所以，我们不得不带很多现金交给她，如此她就可以享受数钱和收取“红利”的乐趣了。

家庭中的关键指标是收入、现金、资产、贷款和开支。我们需要记录收入的多个来源，以及这些收入是如何在投资、还款和花销等方面进行分配的。收入多于支出。我们要确保自己账户中的闲置资金得以更有效地运转。我们可以为之搭配一个较高利率的短期外汇存款，或将其中一部分转换为收益更高的3月期或6月期政府债券。我们最多保留可供家庭开销3个月的现金。

对于房地产、股票、其他投资等资产来说，其价值不需要按天或按月来衡量，但至少每年要评估一次。每天早晨核查一下我们房子的价值是毫无意义的，因为我们不会在下一个小时把它卖掉，或者在过去的24小时内，它已经明显升值了。

如果我们是沃伦•巴菲特那样的长期投资者，那就没有必要每天、每时或每分监视着我们的股票投资，因为我们不打算卖掉它。股价肯定会有升有降。除非我们是当日交易者或投机者，否则，它是不会让我们烦忧的。

除非投资的资产能自收自支，否则，我们的贷款额和需要偿还的本息总额会导致我们现金的紧张。例如，你投资公寓的租金收入用于支付贷款的本息绰绰有余，那么，它就不会影响现金流。但是，如果你需要动用现金归还贷款，那么，你必须计算好需要获得多少资本收益才能弥补这些支出。（要等到卖了资产，得到收益，才算为准。）

我们需要将开支分解成有目的性的类别，以记录我们的开支情况，这样我们就确切地知道钱花到哪里去了。这些类别有：

1.所得税；

2.交通费；

3.孩子的教育费或学费；

4.生活用品；

5.医疗；

6.应酬或招待；

7.休闲娱乐，包括旅游；

8.贺卡和礼物；

9.住房/物业维修，包括不动产税；

10.水、电、煤气、通信和有线电视；

11.个人物品，如化妆品、衣服、电脑和电话；

12.家居用品，如餐具、装饰和室内陈设等。

我们需要研究如何克制、减少和完全削减这些开支，所得税和人寿保险或医疗保险不在此列。我没有将保险费列为开支，是因为我把它们当成长期投资，尽管它们确实占用了我们很大一部分的现金流。我的看法是，从长远看，人寿保险加上医疗保险这种常规投资计划是省钱的，并能让我们赚更多的钱。一次医疗费用就足以补偿多年来交纳的医疗保险费，我可以证明这一点。我做过两次血管成形手术，医院是新加坡一家最高级的私人医院，主刀的是一位顶级心脏病专家，而所有费用由我的医疗保险公司支付。在L章和R章，我会再次探讨这个问题。

摆脱没有帮助的东西

看到我们的开支，并反思之后，我们可以总结说：财富无关乎你拥有多少，而关乎我们能有多满足。希腊哲学家苏格拉底说过：“拥有最少却满足的人即为最富有的人，因为满足就是天然的富足。”我们需要学会摆脱那些无助于我们实现富足和财务自由目标的东西。我发现，拥有两辆几乎不用的汽车，却要在折旧、保险、道路税、维修、停车费和资本成本上花很多钱，那简直是一种罪过。我决定把它们卖掉，转而使用公共交通。我用省下来的钱资助了10个中国小孩和10个印度小孩，让他们有钱学习，得以提高自己的能力，并帮助其家庭摆脱贫困。其实我喜欢乘坐地铁和公共汽车，这样我就能离普通人更近，能接触到各行各业的人。这也是一种富足。

那么，哪部分开支你需要缩减？哪部分需要杜绝？你正在寻找什么更划算的替代方案？少其实就是多。

我们需要不断地修改、调整和推进，以便可以得到更多。

 保存什么记录

有位非常聪明的教授曾经说过：“寻找重要的财务记录往往是一个很糟心的过程，而且经常找不到，导致我个人的理财深受其害。”他的生活也被搞得一团糟。

读大学时，他认为把所有的“文件”扔进抽屉里是保存记录的好办法。后来他却不得不抓狂地寻找他所需要的东西。结婚后，这个问题更加严重，因为他的妻子也是一个非常忙碌的科学家。家里变得乱七八糟，于是，他决定与妻子共同解决这个问题，他们做了以下事情：

1.将纸质的和硬盘上的文件整理好，放在家中一个安全的地方；

2.把所有文件扫描成电子文档，如出生证、结婚证、学位证等，并将它们保存到2个硬盘中，一个存在家中的保险箱，另外一个放在他们的父母那里。重要文件他们自己扫描，其余的则由外部服务商帮助处理；

3.将所需的文件分类，归到以下文件夹：

•顾问：会计师、银行家、医生、保险公司、导师、律师；

•银行：报表、凭证、账户明细表；

•账单：需要支付的账目（一旦支付，就加上标记）；

•预算：显示收支和投资详情；

•职业：工资单、个人简历、员工手册、名片、胸卡；

•合同：涉及聘用、物业管理和投资；

•信用：信用卡账单、贷款、透支及其协议；

•教育：毕业证、证书和成绩单；

•遗产规划：遗嘱（复印件）、授权书、预先医疗指示、信托指示和所有的保险单（人寿保险、医疗保险、车险、住房公积金、女佣险、儿童险和第三方险）；

•目的：目标、行动计划和实现的证据；

•健康：医疗和检验报告、医生诊断报告、转诊证明；

•投资：资产详单、财务报表、股息、会议记录；

•照片：保存在相册和硬盘中的个人和家人的照片；

•房地产：所有权证书、协议、涉及维修和翻新的文件；

•纳税：报税表、税收评定、纳税时间表、退税；

•公用设施：电、煤气、水、电话、互联网、有线电视及其维修；

•车辆：注册卡、检修单、保修单、使用手册、备用钥匙；

•保修材料：产品说明书、保修卡、收据、服务记录；

4.扔掉那些不再需要的东西（如去年的水费单）；

5.把所有文件归到一个待处理文件夹中，每周整理一次；

6.按时支付所有账单，免受罚款和罚息；

7.每月用快捷会计软件更新收支情况；

8.每季度检查投资的效果。